Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que regulan la materia, SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, identificada con cédula de ciudadanía No. 37.748.607 de Bucaramanga, domiciliada en la ciudad de Cúcuta, Norte de Santander, adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales (en adelante “La Política”), la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan por cualquier medio.
De esta manera, SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que suministren sus datos personales a SCARLETH MONTAGUT ASCANIO podrán conocerla, actualizarla, rectificarla, suprimirla o revocar la autorización previamente otorgada.
La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado por SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a los que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional.
Así mismo, se pretende dar a conocer los derechos de los Titulares de los datos personales y los canales necesarios para que estos puedan ejercer sus derechos, dentro de los cuales se encuentran: los derechos al acceso, rectificación, actualización, cancelación y oposición de la información personal cuyo tratamiento se ejerce por SCARLETH MONTAGUT ASCANIO a través de consultas o reclamos.
DEFINICIONES.
A continuación, se definen los términos más relevantes de esta Política. Los términos no definidos tendrán el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable en Colombia les otorgue.
Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento.
Autorizado: Es la persona natural y todas las personas bajo la responsabilidad de ella, que en virtud de la Autorización y de esta Política, tienen legitimidad para realizar el Tratamiento.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Es SCARLETH MONTAGUT ASCANIO por sí misma o en asocio con otros, es la que decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, en este caso SCARLETH MONTAGUT ASCANIO.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que SCARLETH MONTAGUT ASCANIO lleve a cabo el Tratamiento de datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: Es el Tratamiento que implica la comunicación de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. En la Transmisión el receptor actuará en calidad de Encargado y se someterá a la Política o a los términos establecidos en el contrato a través del cual se instrumente la Transmisión.
Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.
Tercero: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que pertenecen directamente a SCARLETH MONTAGUT ASCANIO.
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Datos públicos: Son los datos relativos al estado civil, profesión u oficio y a la calidad de comerciante o de servidor público de una persona. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal..
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.
PRINCIPIOS.
En todo Tratamiento realizado por SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les Transfieran y/o Transmitan Datos Personales, se dará cumplimiento a los principios establecidos en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares. Estos principios son:
PRINCIPIO DESCRIPCIÓN
Acceso restringido SCARLETH MONTAGUT ASCANIO no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
Circulación restringida Los Datos Personales solo pueden ser tratados por SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a terceros, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, sin la Autorización o sin la suscripción de un contrato, en caso de que haya Transferencia/Transmisión.
Confidencialidad El Tratamiento deberá someterse a estrictas exigencias de confidencialidad y, por tanto, las personas que intervengan en el mismo, deberán mantener la reserva de la información, incluso después de que se haya terminado el vínculo que dio origen al Tratamiento.
Consentimiento El Tratamiento requiere la Autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, incluso mediante conductas inequívocas, según lo establecido en la Ley.
Datos Sensibles y diligencia Los Datos Sensibles que se recolecten por SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, deberán ser Tratados con la mayor diligencia para preservar su integridad, acceso restringido y seguridad.
Finalidad Toda actividad de Tratamiento debe obedecer a las finalidades legítimas y mencionadas en este Política, las cuales deben ser informadas al Titular al momento de obtener su autorización.
Integridad El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, SCARLETH MONTAGUT ASCANIO deberá abstenerse de Tratarlos o solicitar al Titular la completitud o corrección de la información. SCARLETH MONTAGUT ASCANIO deberá hacer sus mejores esfuerzos para mantener la integridad de los Datos Personales que estén contenidos en sus Bases de Datos y la veracidad de los mismos, implementando medidas de verificación y actualización de los Datos Personales.
Seguridad Para realizar el Tratamiento, SCARLETH MONTAGUT ASCANIO debe disponer de las medidas técnicas, humanas y de seguridad necesarias para mantener la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales. Lo anterior con el fin de evitar que los Datos Personales sean adulterados, modificados, consultados, usados, accedidos, eliminados o conocidos por terceros no Autorizados. SCARLETH MONTAGUT ASCANIO ajustará el Tratamiento de Datos Personales a los estándares de seguridad que reglamenten en un futuro las autoridades competentes.
Separabilidad de las Bases de Datos SCARLETH MONTAGUT ASCANIO mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tenga la calidad de Encargado, de aquellas en las que tenga la condición de Responsable.
Temporalidad SCARLETH MONTAGUT ASCANIO no usará los Datos Personales más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al respectivo Titular y aplicará medidas tendientes a garantizar la supresión de los Datos Personales cuando estos dejen de cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados.
Transparencia Cuando el Titular lo solicite, SCARLETH MONTAGUT ASCANIO deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan o sobre aquellos que esté Legitimado para solicitar. La respuesta a la solicitud deberá otorgarse por el mismo medio o, al menos, por un medio similar al que utilizó el Titular para solicitar información y dentro de los términos establecidos por la Ley.
Tratamiento posterior Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe Tratarse por los Responsables y Encargados como confidencial y bajo los parámetros de seguridad que fije la Superintendencia de Industria y Comercio. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con la Política, el Manual y la Ley.
OBJETIVO
La presente Política tiene como objetivo definir los lineamientos generales para el cumplimento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de bases de datos personales. En virtud de la misma se establecerán los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por SCARLETH MONTAGUT ASCANIO en garantía del derecho constitucional al HABEAS DATA.
ALCANCE
Esta Política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, quien actuará como Responsable del Tratamiento de los datos personales. Esta Política es de obligatorio cumplimiento para SCARLETH MONTAGUT ASCANIO. En especial, la presente política aplicará para la recolección de los siguientes datos:
Nombres completos del usuario.
Cédula de ciudadanía del usuario.
Fecha de nacimiento del usuario.
Lugar de expedición de la cédula del usuario.
Lugar de residencia del usuario.
Dirección de residencia del usuario.
Personas al cargo del usuario.
Años en vivienda del usuario.
Estrato social del usuario.
Tipo de vivienda del usuario.
Fotografías de la cédula de ciudadanía del usuario.
Información bancaria del usuario.
Entidad financiera (banco) del usuario.
Número de cuenta bancaria del usuario.
Número de teléfono del usuario.
Datos de las referencias personales del usuario.
Correo electrónico del usuario.
Los anteriores datos deberán ser suministrados por parte del Usuario al momento de registrarse o solicitar alguno de los servicios en rehabilitación oral y estética, los cuales serán objeto de tratamiento por parte de SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, quien se reserva el derecho de solicitar datos adicionales a los acá expuestos.
FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS.
SCARLETH MONTAGUT ASCANIO podrá hacer uso de los datos personales para:
Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes y/o usuarios, incluida el pago de obligaciones contractuales.
Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
Desarrollar las capacitaciones que imparta SCARLETH MONTAGUT ASCANIO.
Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
Evaluar la calidad del servicio.
Enviar al correo electrónico, celular, teléfono fijo información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial.
Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.
Transferir, suministrar, transmitir, compartir, enviar o entregar sus datos personales a terceras personas dentro o fuera del país con los que SCARLETH MONTAGUT ASCANIO desarrolle sus actividades. Asimismo, se podrán transferir los datos para fines comerciales, estadísticos, publicitarios y comparativos.
Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, SCARLETH MONTAGUT ASCANIO advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas.
DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causa-habiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de SCARLETH MONTAGUT ASCANIO:
Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de SCARLETH MONTAGUT ASCANIO para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
Derecho a solicitar prueba de la autorización: Salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: Por parte del responsable y/o encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades
Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: Por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Solicitar prueba de la autorización otorgada: Para efecto de los servicios ofrecidos por SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, el titular, con su registro en alguno de los servicios de salud oral, autoriza a SCARLETH MONTAGUT ASCANIO para que trate sus datos sin restricciones. Esta autorización se extiende a todos los efectos que en nuestro ejercicio se presenten.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los menores de edad.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
SCARLETH MONTAGUT ASCANIO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
DEBERES DE SCARLETH MONTAGUT ASCANIO
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que SCARLETH MONTAGUT ASCANIO está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones:
Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular; (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales; (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política; (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad se cumplan en los términos establecidos en la siguiente política; (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; (vii) Actualizar la información cuando sea necesario y; (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares; (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
AVISO DE PRIVACIDAD.
En el evento en el que SCARLETH MONTAGUT ASCANIO no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS
Forma de recolección de los datos personales de los Usuarios/Clientes:
La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios de SCARLETH MONTAGUT ASCANIO se realizará de las siguientes formas:
Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden y se registran en alguno de los servicios de salud oral ofrecidos por SCARLETH MONTAGUT ASCANIO.
Mediante el intercambio de correos electrónicos.
A través de llamadas telefónicas.
A través del acceso a páginas web de SCARLETH MONTAGUT ASCANIO.
Mediante eventos realizados por SCARLETH MONTAGUT ASCANIO o en los que llegue a participar.
Mediante la transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos.
La recolección de datos personales se realizará de las siguientes formas:
A través de ofertas de servicios.
A través del intercambio de correos electrónicos.
A través del registro en alguno de los servicios de rehabilitación oral, estética o salud oral ofrecidos.
A través de portafolios de servicios.
A través del registro en la página web.
A través del contrato de prestación de servicios.
A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.
LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:
SCARLETH MONTAGUT ASCANIO será la responsable de atender peticiones, quejas y reclamos que formule la titular del dato en ejercicios de derechos contemplados en el numeral 6 de la presente política, a excepción del descrito en el literal e). Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación deberá seguir el procedimiento que se expone a continuación.
El procedimiento es el siguiente:
Dirigir su solicitud a SCARLETH MONTAGUT ASCANIO o sus encargados mediante correo electrónico enviado a: scarlethmontagutascanio@gmail.com identificándose plenamente como Titular de los Datos Personales, describiendo de forma detallada los hechos que están dando lugar a su solicitud y adjuntando los documentos que se requieran para ello.
Si SCARLETH MONTAGUT ASCANIO evidencia que su solicitud está incompleta, se realizará una solicitud de información adicional dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la recepción de su solicitud, para que complemente su solicitud. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento por parte de SCARLETH MOUNTAGUT ASCANIO no se ha adjuntado la información adicional, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
El término máximo para responder su solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que SCARLETH MONTAGUT ASCANIO recibió su solicitud. Cuando para SCARLETH MONTAGUT ASCANIO no fuere posible atender su solicitud dentro de dicho término, se informará los motivos de la demora y la fecha en que se responderá su solicitud, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días, hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de solicitud directo ante SCARLETH MONTAGUT ASCANIO como responsable o encargado del Tratamiento de sus datos personales.
MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SCARLETH MONTAGUT ASCANIO adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizarla seguridad de la información.
AUTORIZACIÓN.
Todo tratamiento debe estar precedido por la obtención de la Autorización. Para ello, SCARLETH MONTAGUT ASCANIO y terceros Autorizados deberán abstenerse de recolectar y Tratar los Datos Personales si el Titular no ha suscrito la respectiva Autorización. Además, deberán conservar una copia de este la Autorización para consultas futuras.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
La siguiente es la información del responsable del Tratamiento de datos personales:
SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, con domicilio principal en la ciudad de Cúcuta, Norte de Santander, República de Colombia.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En caso de que los responsables realicen el Tratamiento de Datos Sensibles, se garantiza que se obtendrá la autorización para el tratamiento de dichos datos de manera previa y expresa, cumpliendo con las siguientes obligaciones:
Se informará al Titular de los datos que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Se le informará de forma previa y expresa al Titular cuáles son los datos sensibles y cuál será la finalidad del Tratamiento que se les dará.
No se condicionará ninguna actividad a que el Titular suministre Datos Sensibles.
SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:
Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias.
No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.
El acceso, circulación y tratamiento de datos sensibles será restringido, limitado y con medidas de seguridad rigurosas de acuerdo con lo establecido por la normatividad vigente.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA.
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 17 del mes de diciembre del año 2021 y entra en vigor a partir del mismo día. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través del correo electrónico: scarlethmontagutascanio@gmail.com
MODIFICACIONES.
Esta Política podrá ser modificada de tiempo en tiempo por SCARLETH MONTAGUT ASCANIO y hará parte de los contratos que celebre la SCARLETH MONTAGUT ASCANIO, donde resulte pertinente. Toda modificación sustancial de esta Política tendrá que ser comunicada previamente a los Titulares por medio de mecanismos eficientes, tales como la página web de SCARLETH MONTAGUT ASCANIO. Por modificación sustancial se entienden, entre otras, las siguientes situaciones:
Modificación en la identificación la persona encargada de atender las consultas y reclamos.
Modificación evidente de las finalidades que puedan afectar la Autorización. En este caso la SCARLETH MONTAGUT ASCANIO buscará una nueva Autorización.
Cordialmente,
SCARLETH MONTAGUT ASCANIO
C.C. 37.748.607 de Bucaramanga